Kurumsal Vize Danışmanlığı
Kurumsal vize danışmanlığı nedir? Şirketinizin çalışanları fuar, iş görüşmesi, eğitim, denetim veya proje ziyareti için yurt dışına çıktığında, her kişinin vize dosyasını ayrı ayrı yürütmek yerine süreci tek bir ekibe devretmenizdir. Northvize, Ankara Çankaya’daki ofisinden şirket evraklarının standartlaştırılmasını, davetiye ve görevlendirme yazılarının kontrolünü, randevu planlamasını ve pasaport takibini tek muhatapla yönetir. Hizmet kapsamımız kısa süreli ticari ve iş amaçlı vizelerdir; çalışma vizesi, çalışma izni ve oturum başvuruları kapsamımızda değildir.
Hangi şirketler için uygun?
Kurumsal hizmet, yılda birkaç kez değil de düzenli olarak yurt dışına personel gönderen şirketler için anlam kazanır. Tipik örnekler şunlardır:
- Avrupa’daki fuarlara her yıl ekip gönderen üreticiler ve ihracatçılar
- Rusya, Çin, Orta Doğu veya Afrika’da müşteri ve tedarikçi ziyareti yapan satış ve satın alma ekipleri
- Montaj, devreye alma, bakım veya denetim için teknik personel gönderen firmalar
- Yurt dışında eğitim, konferans veya kongreye katılım planlayan kurumlar
- Kısa sürede çok sayıda kişinin aynı ülkeye gitmesi gereken proje ve organizasyon şirketleri
Tek seferlik ve tek kişilik bir iş seyahatinde bireysel başvuru da yeterli olabilir; bu durumda ülke rehberlerimiz ve ücretsiz ön değerlendirme genellikle işinizi görür.
Kurumsal hizmette neler yapıyoruz?
| Aşama | Yaptığımız iş | Şirketinize faydası |
|---|---|---|
| İhtiyaç analizi | Gidilecek ülkeler, seyahat sıklığı, kişi sayısı ve takvim birlikte çıkarılır | Hangi vize türünün, hangi ülkeden ve ne zaman alınacağı baştan netleşir |
| Evrak standardı | Şirket evrakları (faaliyet belgesi, imza sirküleri, vergi levhası, SGK listesi) ve görevlendirme yazısı şablonu hazırlanır | Her seyahatte aynı belgeler yeniden aranmaz, eksik evrak kaynaklı gecikme azalır |
| Davetiye kontrolü | Karşı firmadan gelecek davet yazısının ülke kurallarına uygunluğu kontrol edilir | Davetiyedeki eksik bilgi yüzünden yaşanan ret ve ek belge talepleri önlenir |
| Form ve randevu | Başvuru formları doldurulur, randevular kişi bazında planlanır | Yoğun dönemlerde randevu bulma yükü ekibinizden alınır |
| Pasaport takibi | Hangi pasaportun hangi merkezde, hangi aşamada olduğu izlenir | Birden fazla seyahatin çakıştığı dönemlerde pasaport karışıklığı yaşanmaz |
| Strateji | Sık seyahat eden çalışanlar için çok girişli ve uzun süreli vize planı yapılır | Her seyahat için yeniden başvuru yapma ihtiyacı azalır |
| Raporlama ve fatura | Dosya durumları tek muhatap üzerinden raporlanır, hizmet bedeli şirket adına faturalanır | Muhasebe ve insan kaynakları için düzenli kayıt oluşur |
Vize kararını her zaman ilgili ülkenin konsolosluğu verir. Hiçbir danışmanlık şirketi sonucu taahhüt edemez; bizim işimiz dosyanın eksiksiz, tutarlı ve zamanında sunulmasını sağlamaktır.
Fuar sezonu planlaması
Fuar vizelerinde en sık yaşanan sorun, randevunun fuar tarihine yetişmemesidir. Almanya gibi bekleme listesiyle çalışan ülkelerde kayıt sırası haftalar sürebilir; Schengen başvuruları ise seyahatten en erken 6 ay önce yapılabilir. Bu yüzden yıllık fuar takviminizi önceden paylaşmanızı öneririz. Takvime göre:
- Her fuar için başvurulacak ülke ve son başvuru tarihi belirlenir.
- Katılacak kişilerin pasaport geçerlilikleri ve önceki vizeleri kontrol edilir.
- Fuar organizatöründen veya karşı firmadan alınacak davet yazıları zamanında istenir.
- Randevular, fuar tarihinden geriye doğru yeterli tampon bırakılarak planlanır.
Schengen’de daha önce vize kullanmış çalışanlarınız için kademeli vize kuralı çok girişli ve uzun süreli vize alma imkânı sağlayabilir. Bu, sık fuar seyahati yapan ekipler için önemli bir zaman tasarrufudur.
Sık başvurulan ülkeler
Kurumsal dosyalarda en çok çalıştığımız ülkelerin rehberlerinde evrak listeleri, ücretler ve başvuru adımları ayrıntılı olarak yer alır:
- Almanya, İtalya, Fransa, Hollanda ve İspanya (fuar ve iş görüşmesi)
- Rusya ve Çin (davetiyeli ticari vize)
- İngiltere ve Amerika (iş ziyareti)
- Irak, Cezayir ve Dubai (proje ve ticari ziyaret)
Kurumsal dosyada istenen temel belgeler
Ülkeye göre değişmekle birlikte, ticari vize dosyalarında genellikle şu belgeler istenir:
- Şirket antetli kâğıdına, seyahatin amacını, tarihlerini ve masrafların kim tarafından karşılanacağını belirten görevlendirme yazısı
- Karşı firmadan veya fuar organizatöründen davet yazısı
- Faaliyet belgesi, imza sirküleri, vergi levhası ve ticaret sicil gazetesi
- Çalışanın SGK hizmet dökümü ve son aylara ait maaş bordroları
- Şirketin ve gerekirse çalışanın banka hesap dökümü
- Seyahat sağlık sigortası, uçuş ve konaklama rezervasyonu
Belge hazırlığında işinize yarayacak örnekler için vize için gerekli evraklar, davetiye mektubu örneği ve niyet mektubu örneği rehberlerimize bakabilirsiniz.
Nasıl çalışıyoruz?
- İhtiyacınızı iletin: Gidilecek ülkeler, yaklaşık kişi sayısı ve seyahat takvimini formdan veya telefonla paylaşın.
- Ön görüşme: Dosya yapınızı ve takvimi değerlendirip hangi vizelerin, hangi sırayla alınacağını konuşuruz.
- Teklif: Kişi ve ülke sayısına göre hizmet bedelini yazılı olarak iletiriz. Resmî harçlar ve aracı kurum hizmet bedelleri danışmanlık ücretinden ayrıdır.
- Süreç: Evrak kontrolü, form, randevu ve pasaport takibini yürütür, durumu düzenli olarak raporlarız.
Ücretlendirme ilkelerimizi ücretlendirme ve şeffaflık sayfamızda açıkladık. Kurumsal süreçler hakkında daha ayrıntılı bilgi için şirketler için kurumsal vize rehberimizi okuyabilirsiniz.
Northvize desteği
Northvize 2017’den beri Ankara Çankaya’da TÜRSAB belgeli bağımsız vize danışmanlığı yapmaktadır. Ofisimiz büyükelçiliklere ve vize başvuru merkezlerine yakındır; Ankara dışındaki şirketler için belgeler dijital olarak toplanır ve randevular çalışanlarınıza en yakın merkezde planlanır. Resmî bir kurum değiliz ve randevu satmayız. Kurumsal teklif almak için ön değerlendirme formunu doldurabilir veya iletişim sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Kurumsal vize danışmanlığı kaç kişiden itibaren anlamlı olur?
Kesin bir alt sınır yoktur. Yılda birden fazla seyahat yapan ya da aynı anda birkaç çalışanını yurt dışına gönderen şirketler süreci tek elden yönetmekten fayda görür.
Çalışma vizesi veya çalışma izni işlemlerini yapıyor musunuz?
Hayır. Hizmet kapsamımız kısa süreli ticari, iş, fuar ve eğitim amaçlı vizelerdir. Çalışma vizesi, çalışma izni ve oturum başvurularını yürütmüyoruz.
Ankara dışındaki şirketlere hizmet veriyor musunuz?
Evet. Belgeler dijital olarak toplanır, kontrol edilir ve randevu çalışanlarınıza en yakın başvuru merkezinde planlanır. Biyometri gereken ülkelerde çalışanın merkeze şahsen gitmesi gerekir.
Vize sonucunu taahhüt ediyor musunuz?
Hayır. Vize kararını yalnızca ilgili ülkenin konsolosluğu verir. Biz dosyanın eksiksiz, tutarlı ve zamanında sunulmasını sağlarız.
Fatura şirket adına kesilebilir mi?
Evet, danışmanlık hizmet bedeli şirket adına faturalandırılır. Resmî harçlar ve aracı kurum bedelleri ilgili kuruma ayrıca ödenir.
Fuar için ne kadar önce başvurmalıyız?
Ülkeye göre değişir. Bekleme listesi veya yoğun randevu dönemi olan ülkelerde fuardan en az 2–3 ay önce hazırlığa başlamanızı öneririz. Schengen başvuruları seyahatten en erken 6 ay önce yapılabilir.
Çalışanlarımız için çok girişli vize alınabilir mi?
Seyahat geçmişi ve sıklığına göre mümkün olabilir. Schengen’de daha önce vizeyi kurallara uygun kullanmış Türk vatandaşları için kademeli vize kuralı uzun süreli çok girişli vize imkânı tanır; karar yine konsolosluğa aittir.
Daha önce vize reddi almış bir çalışanımız tekrar başvurabilir mi?
Evet. Ret gerekçesi tespit edilip yeni dosyada bu eksik giderilerek yeniden başvurulabilir. Ayrıntılar için vize reddi ve itiraz rehberimize bakabilirsiniz.
Davet yazısını karşı firma mı hazırlamalı?
Evet, davet yazısı ziyaret edilecek firma veya fuar organizatörü tarafından düzenlenir. İçeriğin ülke kurallarına uygun olup olmadığını başvurudan önce kontrol ederiz.
Teklif almak için hangi bilgileri paylaşmalıyız?
Gidilecek ülkeler, yaklaşık kişi sayısı, seyahat tarihleri ve çalışanların daha önce vize alıp almadığı bilgisi teklif hazırlamak için yeterlidir.
Ücretsiz Ön Değerlendirme
Bilgilerinizi bırakın; uzmanımız dosyanızı değerlendirip en kısa sürede sizi arasın.